Efficiënt werken: 7 redenen waarom je projectmedewerkers tijd lekken

Je administratie loopt gesmeerd, de salarisverwerking gaat vanzelf en een verlofaanvraag is met twee klikken geregeld. De backoffice van je bureau is goed op orde. Kijk dan eens naar de mensen die het geld verdienen: je projectleiders, adviseurs en ingenieurs. Juist die mensen zijn schaars: volgens het UWV behoren ingenieurs tot de beroepen waarin de krapte tot 2030 verder toeneemt. Zij werken met Teams, SharePoint, Outlook, een planningstool, WeTransfer, Excel en zelfgebouwde tools, bijvoorbeeld om kaartcoördinaten aan documenten te koppelen. Stuk voor stuk prima programma's, alleen ondersteunt geen van die programma's het project als geheel.

De gevolgen zie je nergens in één keer terug, en daarom blijven ze zo lang onopgemerkt. Ze zitten in de vijf minuten hier en het kwartier daar, in de projectleider die op vrijdagmiddag lijstjes bijwerkt en in de factuur die weken later de deur uitgaat dan had gekund.

Fuse Solutions is ontstaan binnen een ingenieursbureau en werkt inmiddels voor meer dan 40 bureaus. In dit artikel lees je de zeven redenen waarom je medewerkers tijd lekken, hoe je ze herkent en wat je nodig hebt om efficiënt te werken.

1. Losse tools staan efficiënt werken in de weg

Een gemiddeld project raakt al snel zes of zeven programma's:

• Teams voor overleg met collega's
• SharePoint voor documenten
• Outlook voor correspondentie met de opdrachtgever
• een losse planningstool
• WeTransfer om grote bestanden te delen
• het boekhoudpakket, waar uren en facturatie landen
• Excel voor alles wat nergens anders past

Elk programma doet zijn eigen taak goed. Het probleem zit in de ruimte ertussen. Onderzoek van Harvard Business Review laat zien dat medewerkers zo'n 1.200 keer per dag tussen applicaties schakelen. Dat kost bijna vier uur per week, ongeveer 9 procent van hun werktijd.

Bovendien, wie wil weten hoe een project ervoor staat, moet de informatie zelf bij elkaar zoeken. Dat kost tijd en levert een beeld op dat op het moment van opvragen al half verouderd is.

Wat je eraan doet: breng in kaart welke informatie bij een project hoort en waar die nu staat. Wijs daarna één centrale plek aan voor projectinformatie en zorg dat de andere tools daarop aansluiten, zodat ze het project ondersteunen en er niet naast staan.

2. Zelfgebouwde tools maken je kwetsbaar

Veel bureaus vangen die versnippering op met eigen tooltjes. We spraken onlangs een ingenieursbureau met een paar honderd medewerkers dat precies dat had gedaan:

• een eigen tool voor e-mailregistratie
• een tool die projectnummers en SharePoint-mappen aanmaakte
• losse tools voor de planning en voor workflows

Dat werkte, totdat de medewerker die de e-mailregistratie had gebouwd vertrok. Toen stond er een tool die niemand meer kon onderhouden en die bovendien nooit aan de klantendatabase was gekoppeld.

Zelf bouwen is een begrijpelijke keuze. Je kent je eigen processen het best en een eerste versie staat snel. De rekening komt later: onderhoud, updates, koppelingen die nooit afkomen, kennis die in het hoofd van één persoon zit en dataveiligheid. Wie installeert de beveiligingsupdates, wie heeft toegang tot welke gegevens en waar staan die gegevens eigenlijk? Bij een tool die door één collega is gebouwd, weet vaak niemand het antwoord.

Het NCSC zet de basisprincipes voor digitale veiligheid op een rij. Een zelfgebouwde tool moet daar net zo goed aan voldoen als de rest van je software.

Wat je eraan doet: stel bij elke eigen tool drie vragen:

• Wie onderhoudt dit als de bouwer vertrekt?
• Met welke systemen is het gekoppeld, en welke koppelingen ontbreken nog?
• Hoort softwareontwikkeling bij de kern van ons bureau, of lossen we iets op waarvoor al een oplossing bestaat?

3. Projecten bijhouden in de boekhouding dient vooral de administratie

Een boekhoudpakket is sterk in financiën en urenregistratie. Veel bureaus configureren er daarom zelf een oplossing bij om projecten bij te houden, met budgetten en facturatie. Voor de financiële kant van een project werkt dat goed. De projectleider die een onderzoek moet plannen, gegevens op locatie verzamelt en een rapport oplevert, vindt daar minder ondersteuning voor zijn dagelijkse werk.

In de praktijk gebruiken projectmedewerkers de boekhouding dan alleen voor wat moet, zoals uren schrijven. De rest van het werk verhuist naar Excel, SharePoint en de mailbox.

Wat je eraan doet: laat het boekhoudpakket doen waar het goed in is: de boekhouding van je organisatie. Kies voor de uitvoering van projecten een omgeving die daarvoor gebouwd is en die met je boekhoudpakket is gekoppeld.

Dat verschil merken je projectmedewerkers direct. Software die voor projectwerk is gemaakt, sluit aan op hoe zij werken: planning, projectdossier en uren op één plek, op kantoor en op locatie. Ze hoeven zich niet langer aan te passen aan een systeem dat voor de administratie is ingericht. De administratie krijgt intussen gewoon wat ze nodig heeft, omdat uren en factuurgegevens automatisch doorlopen naar de boekhouding.

4. Suf handwerk houdt medewerkers af van efficiënt werken

Vraag een projectmedewerker waar zijn dag naartoe gaat en je hoort dit soort handelingen:

• mailtjes één voor één naar een centrale projectmap slepen
• voor elk nieuw project handmatig een werkmap aanmaken
• formulieren invullen en gegevens overtypen, met typefouten als gevolg
• werken met losse documenten in plaats van vanuit één projectdossier
• in Excel bijhouden wat een goed dashboard je direct zou laten zien

Per handeling gaat het om een paar minuten. Reken het eens door: als twintig projectmedewerkers per dag een kwartier kwijt zijn aan dit soort werk, is dat ruim 1.000 uur per jaar. Daar komt bij dat het energie kost. Hoogopgeleide ingenieurs en adviseurs worden niet blij van mappen aanmaken en mailtjes slepen.

Wat je eraan doet: laat een paar medewerkers een week bijhouden welke handelingen ze steeds herhalen. Alles wat voorspelbaar is, zoals een projectmap aanmaken, een mail aan een project koppelen of gegevens doorzetten naar een rapport, kun je automatiseren, en goede projectsoftware automatiseert nog veel meer.

5. Medewerkers missen inzicht in hun uren tegenover het budget

Een adviseur schrijft netjes zijn uren, maar ziet niet hoe die zich verhouden tot het urenbudget van het project of de fase waarin hij werkt. Pas bij de nacalculatie blijkt dat het budget ruim is overschreden. Op dat moment kun je alleen nog vaststellen wat er misging, bijsturen kan niet meer.

Medewerkers willen best binnen budget blijven. Ze hebben alleen de informatie niet om dat te doen.

Wat je eraan doet: maak bestede uren tegenover het budget zichtbaar voor de mensen die de uren maken, per project en per fase, op het moment dat ze schrijven. Dan ziet een medewerker zelf wanneer het krap wordt en kan hij op tijd aan de bel trekken.

6. Projectleiders missen inzicht in de voortgang van hun projecten

Projectleiders hebben zelf vaak geen actueel beeld van de voortgang van hun project. Management en administratie vragen wel om dat beeld, dus houdt de projectleider een lijstje bij met de status, de uren en wat er gefactureerd kan worden. Dat kost tijd, en in drukke weken schiet het erbij in.

Daarmee ontbreekt het inzicht ook verderop in de organisatie:

• de directie stuurt op cijfers die weken oud zijn
• de administratie weet niet wat er gefactureerd kan worden
• de planning weet niet wie er ruimte heeft voor nieuw werk

Wat je eraan doet: zorg dat voortgang een bijproduct wordt van het werk zelf. Als uren, mijlpalen en opleveringen worden vastgelegd op de plek waar het werk gebeurt, ziet iedereen de status zonder dat iemand een lijstje hoeft bij te werken.

7. Facturen gaan te laat de deur uit

Als niemand precies weet welk werk klaar is, gaat de factuur later de deur uit dan nodig. Dat kost je op drie manieren:

• Geld. Het staat langer bij de klant en dat drukt op je werkkapitaal.
• Energie. De projectleider moet achteraf uitzoeken wat er gefactureerd kan worden.
• Reputatie. Een opdrachtgever die maanden na oplevering nog een factuur krijgt, is daar niet blij mee.

Wat je eraan doet: koppel facturatie aan voortgang. Is een fase afgerond of een termijn bereikt, dan moet dat direct zichtbaar zijn voor degene die factureert, zonder dat de projectleider eraan hoeft te denken.

Efficiënt werken begint bij goede tools en inzicht

Je hebt je administratie en HR geautomatiseerd omdat je weet wat dat oplevert. Voor je projectmedewerkers is die stap vaak nog niet gezet, terwijl zij het geld verdienen.

De zeven problemen in dit artikel hebben één gemeenschappelijke oorzaak: geen enkel systeem ondersteunt het project als geheel. Je ziet het terug in versnipperde informatie, kwetsbare eigen tools, handwerk, gebrek aan inzicht in uren en voortgang, en facturen die te laat verstuurd worden.

Daar is Fuse voor gemaakt. Fuse is ontstaan binnen een ingenieursbureau en ondersteunt het hele project:

• Fuse Project begeleidt je project van kans tot factuur, inclusief planning, uren, documenten, dashboards en slimme integraties.
• Fuse Collect automatiseert inspecties en gegevensverzameling op locatie, met rapportages direct uit het veld.
• Koppelingen met onder andere Outlook en je boekhoudpakket zorgen dat je bestaande systemen gewoon blijven werken.
• Standaardinrichting voor bureaus, en als het nodig is aan te vullen met maatwerk voor jouw werkprocessen.

Wil je eerst verder lezen? Bekijk alle functionaliteiten van Fuse.

Wil je weten wat dit voor jouw bureau oplevert? Plan een gesprek en we kijken samen waar bij jullie de tijd en energie weglekken.