Travailler efficacement : 7 raisons pour lesquelles vos collaborateurs de projet perdent du temps

Votre administration tourne rondement, la paie se fait toute seule et une demande de congé est réglée en deux clics. Le back-office de votre bureau est en ordre. Regardez maintenant ceux qui font rentrer l'argent : vos chefs de projet, conseillers et ingénieurs. Ce sont eux qui sont rares : selon l'UWV, les ingénieurs font partie des professions où la pénurie va encore s'aggraver jusqu'en 2030. Ils travaillent avec Teams, SharePoint, Outlook, un outil de planification, WeTransfer, Excel et des outils développés en interne, par exemple pour associer des coordonnées cartographiques à des documents. Chacun de ces programmes est très bien, mais aucun d'eux ne prend en charge le projet dans son ensemble.

Les conséquences ne se voient jamais d'un seul coup, et c'est pourquoi elles passent si longtemps inaperçues. Elles se cachent dans les cinq minutes ici et le quart d'heure là, dans le chef de projet qui met à jour des listes le vendredi après-midi et dans la facture qui part des semaines plus tard qu'elle ne l'aurait pu.

Fuse Solutions est né au sein d'un bureau d'ingénieurs et travaille aujourd'hui pour plus de 40 bureaux. Dans cet article, vous découvrirez les sept raisons pour lesquelles vos collaborateurs perdent du temps, comment les reconnaître et ce dont vous avez besoin pour travailler efficacement.

1. Des outils dispersés freinent le travail efficace

Un projet moyen fait vite intervenir six ou sept programmes :

• Teams pour échanger avec les collègues
• SharePoint pour les documents
• Outlook pour la correspondance avec le client
• un outil de planification distinct
• WeTransfer pour partager de gros fichiers
• le logiciel de comptabilité, où atterrissent les heures et la facturation
• Excel pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs

Chaque programme remplit bien sa propre tâche. Le problème se situe dans l'espace entre eux. Une étude de la Harvard Business Review montre que les collaborateurs passent d'une application à l'autre environ 1 200 fois par jour. Cela coûte près de quatre heures par semaine, soit environ 9 % de leur temps de travail.

De plus, quiconque veut savoir où en est un projet doit rassembler lui-même l'information. Cela prend du temps et donne une image qui, au moment où on la demande, est déjà à moitié périmée.

Ce que vous pouvez faire : repérez quelles informations appartiennent à un projet et où elles se trouvent aujourd'hui. Désignez ensuite un lieu central pour les informations de projet et veillez à ce que les autres outils s'y connectent, afin qu'ils soutiennent le projet au lieu de rester à côté.

2. Les outils développés en interne vous fragilisent

De nombreux bureaux compensent cette dispersion par de petits outils maison. Nous avons récemment rencontré un bureau d'ingénieurs de quelques centaines de collaborateurs qui avait fait exactement cela :

• un outil maison pour l'enregistrement des e-mails
• un outil qui créait les numéros de projet et les dossiers SharePoint
• des outils distincts pour la planification et pour les workflows

Cela a fonctionné, jusqu'au départ du collaborateur qui avait conçu l'enregistrement des e-mails. Il restait alors un outil que plus personne ne savait maintenir et qui, de surcroît, n'avait jamais été relié à la base de données clients.

Développer soi-même est un choix compréhensible. Vous connaissez mieux que quiconque vos propres processus et une première version est vite prête. La facture arrive plus tard : maintenance, mises à jour, connexions qui ne sont jamais terminées, connaissances qui reposent dans la tête d'une seule personne et sécurité des données. Qui installe les mises à jour de sécurité, qui a accès à quelles données et où ces données sont-elles réellement stockées ? Avec un outil conçu par un seul collègue, souvent personne ne connaît la réponse.

Le NCSC (le centre national néerlandais de cybersécurité) recense les principes de base de la sécurité numérique. Un outil développé en interne doit les respecter tout autant que le reste de vos logiciels.

Ce que vous pouvez faire : posez trois questions pour chaque outil maison :

• Qui le maintiendra si son concepteur part ?
• Avec quels systèmes est-il relié, et quelles connexions manquent encore ?
• Le développement de logiciels fait-il partie du cœur de métier de notre bureau, ou résolvons-nous un problème pour lequel une solution existe déjà ?

3. Suivre les projets dans la comptabilité sert surtout l'administration

Un logiciel de comptabilité excelle en finance et en enregistrement des heures. De nombreux bureaux y configurent donc eux-mêmes une solution complémentaire pour suivre les projets, avec budgets et facturation. Pour le volet financier d'un projet, cela fonctionne bien. Le chef de projet qui doit planifier une étude, collecter des données sur site et remettre un rapport y trouve moins de soutien pour son travail quotidien.

Dans la pratique, les collaborateurs de projet n'utilisent alors la comptabilité que pour ce qui est obligatoire, comme saisir leurs heures. Le reste du travail migre vers Excel, SharePoint et la messagerie.

Ce que vous pouvez faire : laissez le logiciel de comptabilité faire ce pour quoi il est bon : la comptabilité de votre organisation. Pour l'exécution des projets, choisissez un environnement conçu à cet effet et relié à votre logiciel de comptabilité.

Vos collaborateurs de projet remarquent tout de suite la différence. Un logiciel conçu pour le travail de projet correspond à leur façon de travailler : planification, dossier de projet et heures au même endroit, au bureau comme sur site. Ils n'ont plus à s'adapter à un système configuré pour l'administration. Entre-temps, l'administration reçoit simplement ce dont elle a besoin, car les heures et les données de facturation sont transmises automatiquement à la comptabilité.

4. Les tâches manuelles fastidieuses empêchent de travailler efficacement

Demandez à un collaborateur de projet où passe sa journée et vous entendrez ce genre de choses :

• faire glisser les e-mails un par un vers un dossier de projet central
• créer manuellement un dossier de travail pour chaque nouveau projet
• remplir des formulaires et ressaisir des données, avec des fautes de frappe à la clé
• travailler avec des documents isolés plutôt qu'à partir d'un dossier de projet unique
• suivre dans Excel ce qu'un bon tableau de bord vous montrerait immédiatement

Chaque tâche ne prend que quelques minutes. Faites le calcul : si vingt collaborateurs de projet perdent un quart d'heure par jour avec ce genre de travail, cela représente plus de 1 000 heures par an. S'y ajoute le fait que cela épuise. Des ingénieurs et conseillers très qualifiés ne sont pas ravis de créer des dossiers et de faire glisser des e-mails.

Ce que vous pouvez faire : demandez à quelques collaborateurs de noter pendant une semaine les tâches qu'ils répètent sans cesse. Tout ce qui est prévisible, comme créer un dossier de projet, associer un e-mail à un projet ou transférer des données vers un rapport, peut être automatisé, et un bon logiciel de projet en automatise bien davantage.

5. Les collaborateurs n'ont pas de visibilité sur leurs heures par rapport au budget

Un conseiller saisit soigneusement ses heures, mais ne voit pas comment elles se situent par rapport au budget d'heures du projet ou de la phase dans laquelle il travaille. Ce n'est qu'au calcul final que l'on constate que le budget a été largement dépassé. À ce stade, on ne peut plus que constater ce qui s'est mal passé ; corriger le tir n'est plus possible.

Les collaborateurs veulent bien rester dans le budget. Ils n'ont simplement pas l'information pour le faire.

Ce que vous pouvez faire : rendez les heures consommées par rapport au budget visibles pour ceux qui saisissent les heures, par projet et par phase, au moment où ils les saisissent. Un collaborateur voit alors lui-même quand cela devient serré et peut tirer la sonnette d'alarme à temps.

6. Les chefs de projet n'ont pas de visibilité sur l'avancement de leurs projets

Les chefs de projet n'ont souvent pas eux-mêmes une vue actuelle de l'avancement de leur projet. La direction et l'administration la demandent pourtant, alors le chef de projet tient une liste avec le statut, les heures et ce qui peut être facturé. Cela prend du temps, et dans les semaines chargées, on la néglige.

Du coup, la visibilité manque aussi plus loin dans l'organisation :

• la direction pilote sur des chiffres vieux de plusieurs semaines
• l'administration ne sait pas ce qui peut être facturé
• la planification ne sait pas qui a de la disponibilité pour de nouveaux travaux

Ce que vous pouvez faire : faites de l'avancement un sous-produit du travail lui-même. Si les heures, les jalons et les livraisons sont enregistrés là où le travail se fait, chacun voit le statut sans que personne n'ait à mettre une liste à jour.

7. Les factures partent trop tard

Si personne ne sait précisément quel travail est terminé, la facture part plus tard que nécessaire. Cela vous coûte de trois façons :

• De l'argent. Il reste plus longtemps chez le client, ce qui pèse sur votre fonds de roulement.
• De l'énergie. Le chef de projet doit rechercher après coup ce qui peut être facturé.
• De la réputation. Un client qui reçoit une facture des mois après la livraison n'en est pas ravi.

Ce que vous pouvez faire : reliez la facturation à l'avancement. Lorsqu'une phase est terminée ou qu'une échéance est atteinte, cela doit être immédiatement visible pour la personne qui facture, sans que le chef de projet ait à y penser.

Travailler efficacement commence par de bons outils et de la visibilité

Vous avez automatisé votre administration et vos RH parce que vous savez ce que cela rapporte. Pour vos collaborateurs de projet, cette étape n'a souvent pas encore été franchie, alors que ce sont eux qui font rentrer l'argent.

Les sept problèmes de cet article ont une cause commune : aucun système ne prend en charge le projet dans son ensemble. On le constate dans l'information éparpillée, les outils maison fragiles, le travail manuel, le manque de visibilité sur les heures et l'avancement, et les factures envoyées trop tard.

C'est pour cela que Fuse a été conçu. Fuse est né au sein d'un bureau d'ingénieurs et accompagne l'ensemble du projet :

• Fuse Project accompagne votre projet de l'opportunité à la facture, avec planification, heures, documents, tableaux de bord et intégrations intelligentes.
• Fuse Collect automatise les inspections et la collecte de données sur site, avec des rapports directement depuis le terrain.
• Les connexions avec, entre autres, Outlook et votre logiciel de comptabilité garantissent que vos systèmes existants continuent simplement de fonctionner.
• Une configuration standard pour les bureaux, complétable au besoin par du sur-mesure pour vos processus de travail.

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