Effizient arbeiten: 7 Gründe, warum Ihre Projektmitarbeitenden Zeit verlieren

Ihre Verwaltung läuft reibungslos, die Gehaltsabrechnung erledigt sich von selbst und ein Urlaubsantrag ist mit zwei Klicks erledigt. Das Backoffice Ihres Büros ist gut aufgestellt. Schauen Sie sich nun die Menschen an, die das Geld verdienen: Ihre Projektleiter, Berater und Ingenieure. Gerade diese Menschen sind knapp: Laut dem UWV gehören Ingenieure zu den Berufen, in denen sich der Mangel bis 2030 weiter verschärft. Sie arbeiten mit Teams, SharePoint, Outlook, einem Planungstool, WeTransfer, Excel und selbstgebauten Tools, etwa um Kartenkoordinaten mit Dokumenten zu verknüpfen. Jedes davon ist für sich ein gutes Programm, nur unterstützt keines dieser Programme das Projekt als Ganzes.

Die Folgen sind nirgends auf einen Blick zu sehen, und deshalb bleiben sie so lange unbemerkt. Sie stecken in den fünf Minuten hier und der Viertelstunde dort, im Projektleiter, der freitagnachmittags Listen aktualisiert, und in der Rechnung, die Wochen später rausgeht, als es möglich gewesen wäre.

Fuse Solutions ist in einem Ingenieurbüro entstanden und arbeitet inzwischen für mehr als 40 Büros. In diesem Artikel lesen Sie die sieben Gründe, warum Ihre Mitarbeitenden Zeit verlieren, wie Sie sie erkennen und was Sie brauchen, um effizient zu arbeiten.

1. Einzelne Tools stehen effizientem Arbeiten im Weg

Ein durchschnittliches Projekt berührt schnell sechs oder sieben Programme:

• Teams für die Abstimmung mit Kollegen
• SharePoint für Dokumente
• Outlook für den Schriftverkehr mit dem Auftraggeber
• ein separates Planungstool
• WeTransfer zum Teilen großer Dateien
• die Buchhaltungssoftware, in der Stunden und Fakturierung landen
• Excel für alles, was sonst nirgends hinpasst

Jedes Programm erledigt seine eigene Aufgabe gut. Das Problem liegt im Raum dazwischen. Eine Untersuchung der Harvard Business Review zeigt, dass Mitarbeitende etwa 1.200 Mal pro Tag zwischen Anwendungen wechseln. Das kostet fast vier Stunden pro Woche, rund 9 Prozent ihrer Arbeitszeit.

Hinzu kommt: Wer wissen will, wie ein Projekt steht, muss sich die Informationen selbst zusammensuchen. Das kostet Zeit und liefert ein Bild, das im Moment der Abfrage schon halb veraltet ist.

Was Sie dagegen tun können: Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Informationen zu einem Projekt gehören und wo sie derzeit liegen. Bestimmen Sie danach einen zentralen Ort für Projektinformationen und sorgen Sie dafür, dass die anderen Tools daran angebunden sind, damit sie das Projekt unterstützen, statt daneben zu stehen.

2. Selbstgebaute Tools machen Sie verwundbar

Viele Büros fangen diese Zersplitterung mit eigenen kleinen Tools auf. Wir haben kürzlich mit einem Ingenieurbüro mit einigen hundert Mitarbeitenden gesprochen, das genau das getan hatte:

• ein eigenes Tool für die E-Mail-Registrierung
• ein Tool, das Projektnummern und SharePoint-Ordner anlegte
• einzelne Tools für die Planung und für Workflows

Das funktionierte, bis der Mitarbeiter, der die E-Mail-Registrierung gebaut hatte, das Unternehmen verließ. Zurück blieb ein Tool, das niemand mehr warten konnte und das außerdem nie an die Kundendatenbank angebunden worden war.

Selbst zu bauen ist eine nachvollziehbare Entscheidung. Sie kennen Ihre eigenen Prozesse am besten und eine erste Version steht schnell. Die Rechnung kommt später: Wartung, Updates, Schnittstellen, die nie fertig werden, Wissen, das im Kopf einer einzigen Person steckt, und Datensicherheit. Wer spielt die Sicherheitsupdates ein, wer hat Zugriff auf welche Daten und wo liegen diese Daten eigentlich? Bei einem Tool, das von einem einzelnen Kollegen gebaut wurde, kennt die Antwort oft niemand.

Das NCSC (das niederländische Nationale Zentrum für Cybersicherheit) stellt die Grundprinzipien der digitalen Sicherheit zusammen. Ein selbstgebautes Tool muss diese genauso erfüllen wie der Rest Ihrer Software.

Was Sie dagegen tun können: Stellen Sie zu jedem eigenen Tool drei Fragen:

• Wer wartet es, wenn der Entwickler das Unternehmen verlässt?
• Mit welchen Systemen ist es verbunden, und welche Schnittstellen fehlen noch?
• Gehört Softwareentwicklung zum Kern unseres Büros, oder lösen wir etwas, wofür es bereits eine Lösung gibt?

3. Projekte in der Buchhaltung zu verwalten dient vor allem der Verwaltung

Eine Buchhaltungssoftware ist stark bei Finanzen und Zeiterfassung. Viele Büros konfigurieren deshalb selbst eine Zusatzlösung, um Projekte zu verfolgen, mit Budgets und Fakturierung. Für die finanzielle Seite eines Projekts funktioniert das gut. Der Projektleiter, der eine Untersuchung planen, Daten vor Ort erheben und einen Bericht abliefern muss, findet dort weniger Unterstützung für seine tägliche Arbeit.

In der Praxis nutzen Projektmitarbeitende die Buchhaltung dann nur für das, was sein muss, etwa zum Erfassen der Stunden. Der Rest der Arbeit wandert in Excel, SharePoint und das Postfach.

Was Sie dagegen tun können: Lassen Sie die Buchhaltungssoftware das tun, worin sie gut ist: die Buchhaltung Ihrer Organisation. Wählen Sie für die Durchführung von Projekten eine Umgebung, die dafür gebaut wurde und die mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden ist.

Diesen Unterschied merken Ihre Projektmitarbeitenden sofort. Software, die für Projektarbeit gemacht ist, passt zu ihrer Arbeitsweise: Planung, Projektakte und Stunden an einem Ort, im Büro und vor Ort. Sie müssen sich nicht mehr an ein System anpassen, das für die Verwaltung eingerichtet wurde. Die Verwaltung bekommt unterdessen ganz selbstverständlich, was sie braucht, weil Stunden und Rechnungsdaten automatisch an die Buchhaltung weitergegeben werden.

4. Monotone Handarbeit hält Mitarbeitende vom effizienten Arbeiten ab

Fragen Sie einen Projektmitarbeitenden, wohin sein Tag geht, und Sie hören Dinge wie:

• E-Mails einzeln in einen zentralen Projektordner ziehen
• für jedes neue Projekt von Hand einen Arbeitsordner anlegen
• Formulare ausfüllen und Daten abtippen, mit Tippfehlern als Folge
• mit einzelnen Dokumenten statt aus einer Projektakte heraus arbeiten
• in Excel nachhalten, was ein gutes Dashboard Ihnen sofort zeigen würde

Pro Handgriff geht es um ein paar Minuten. Rechnen Sie es einmal durch: Wenn zwanzig Projektmitarbeitende pro Tag eine Viertelstunde für solche Arbeit verlieren, sind das mehr als 1.000 Stunden pro Jahr. Hinzu kommt, dass es Energie kostet. Hochqualifizierte Ingenieure und Berater werden nicht glücklich davon, Ordner anzulegen und E-Mails zu ziehen.

Was Sie dagegen tun können: Lassen Sie einige Mitarbeitende eine Woche lang festhalten, welche Handgriffe sie ständig wiederholen. Alles, was vorhersehbar ist, etwa einen Projektordner anlegen, eine E-Mail einem Projekt zuordnen oder Daten in einen Bericht übernehmen, lässt sich automatisieren, und gute Projektsoftware automatisiert noch viel mehr.

5. Mitarbeitende haben keinen Einblick in ihre Stunden im Verhältnis zum Budget

Ein Berater erfasst seine Stunden gewissenhaft, sieht aber nicht, wie sie sich zum Stundenbudget des Projekts oder der Phase verhalten, in der er arbeitet. Erst bei der Nachkalkulation zeigt sich, dass das Budget deutlich überschritten wurde. Dann können Sie nur noch feststellen, was schiefgelaufen ist; gegensteuern geht nicht mehr.

Mitarbeitende wollen durchaus im Budget bleiben. Ihnen fehlt nur die Information dafür.

Was Sie dagegen tun können: Machen Sie die verbrauchten Stunden im Verhältnis zum Budget für diejenigen sichtbar, die die Stunden erfassen, pro Projekt und pro Phase, im Moment der Erfassung. Dann sieht ein Mitarbeitender selbst, wann es eng wird, und kann rechtzeitig Alarm schlagen.

6. Projektleiter haben keinen Einblick in den Fortschritt ihrer Projekte

Projektleiter haben selbst oft kein aktuelles Bild vom Fortschritt ihres Projekts. Management und Verwaltung fragen aber danach, also führt der Projektleiter eine Liste mit Status, Stunden und dem, was abgerechnet werden kann. Das kostet Zeit, und in hektischen Wochen bleibt es liegen.

Damit fehlt der Einblick auch weiter hinten in der Organisation:

• die Geschäftsführung steuert anhand von Zahlen, die Wochen alt sind
• die Verwaltung weiß nicht, was abgerechnet werden kann
• die Planung weiß nicht, wer Kapazität für neue Aufträge hat

Was Sie dagegen tun können: Sorgen Sie dafür, dass der Fortschritt ein Nebenprodukt der Arbeit selbst wird. Wenn Stunden, Meilensteine und Abnahmen dort erfasst werden, wo die Arbeit stattfindet, sieht jeder den Status, ohne dass jemand eine Liste aktualisieren muss.

7. Rechnungen gehen zu spät raus

Wenn niemand genau weiß, welche Arbeit abgeschlossen ist, geht die Rechnung später raus als nötig. Das kostet Sie auf drei Arten:

• Geld. Es bleibt länger beim Kunden, was auf Ihr Betriebskapital drückt.
• Energie. Der Projektleiter muss im Nachhinein herausfinden, was abgerechnet werden kann.
• Reputation. Ein Auftraggeber, der Monate nach der Abnahme noch eine Rechnung erhält, ist darüber nicht erfreut.

Was Sie dagegen tun können: Koppeln Sie die Fakturierung an den Fortschritt. Ist eine Phase abgeschlossen oder ein Termin erreicht, muss das für denjenigen, der abrechnet, sofort sichtbar sein, ohne dass der Projektleiter daran denken muss.

Effizientes Arbeiten beginnt bei guten Tools und Einblick

Sie haben Ihre Verwaltung und Ihr HR automatisiert, weil Sie wissen, was das bringt. Für Ihre Projektmitarbeitenden ist dieser Schritt oft noch nicht getan, obwohl gerade sie das Geld verdienen.

Die sieben Probleme in diesem Artikel haben eine gemeinsame Ursache: Kein System unterstützt das Projekt als Ganzes. Sie sehen es an zersplitterten Informationen, anfälligen Eigenbau-Tools, Handarbeit, fehlendem Einblick in Stunden und Fortschritt und zu spät versandten Rechnungen.

Dafür ist Fuse gemacht. Fuse ist in einem Ingenieurbüro entstanden und unterstützt das gesamte Projekt:

• Fuse Project begleitet Ihr Projekt von der Chance bis zur Rechnung, einschließlich Planung, Stunden, Dokumenten, Dashboards und intelligenten Integrationen.
• Fuse Collect automatisiert Inspektionen und Datenerhebung vor Ort, mit Berichten direkt aus dem Feld.
• Schnittstellen unter anderem zu Outlook und Ihrer Buchhaltungssoftware sorgen dafür, dass Ihre bestehenden Systeme einfach weiterlaufen.
• Standardeinrichtung für Büros, bei Bedarf ergänzbar durch Maßanfertigungen für Ihre Arbeitsabläufe.

Möchten Sie zunächst weiterlesen? Sehen Sie sich alle Funktionen von Fuse an.

Möchten Sie wissen, was das für Ihr Büro bringt? Vereinbaren Sie ein Gespräch und wir schauen gemeinsam, wo bei Ihnen Zeit und Energie verloren gehen.